Gestión de proyectos: una herramienta para dominarlos a todos

No hace falta trabajar en equipo para necesitar un gestor de proyectos. Si quieres ganar en productividad, tienes que saber a qué dedicas el tiempo y cómo. Es la mejor manera de saber si «casa» lo que cobras por hora y lo que trabajas, ¿o no?

¿Qué es eso de la gestión de proyectos?

Pues planificar, organizar, ejecutar y controlar. Eso es, dicho de forma telegráfica. Siento si decepciona, pero Internet ya está lleno de definiciones farragosas y pedantes, ¿para qué una más?

Por otro lado, es evidente que la transformación digital y la tendencia a trabajar por proyectos hace vital tener nociones mínimas de gestión. Y con más razón si tú te lo guisas y tú te lo comes. Vamos, que trabajas para varios clientes a la vez y en proyectos distintos y necesitas que no se te haga bola el día a día.

Si estás en plantilla de alguna empresa es muy probable que esta tarea la concentre la figura del Gestor/a de proyectos o Project Manager. O sea que, basta con que tengas una mentalidad abierta, te adaptes bien a los cambios y sepas trabajar por objetivos. «Solo».

Además, al trabajar de esta forma es muy importante quién hace qué. También lo es definir plazos y controlar las entregas, algo clave para cerrar en fecha y no sufrir penalizaciones.

Esto también aplica para freelances: tu marca se construye en torno a un trabajo bien organizado y que cumple los planes pactados con el cliente. No importa solo la calidad del producto final. A veces el cómo lo hacemos y la sensación que dejamos a quien nos contrata determinará si vuelve a hacerlo.

Vamos, la necesidad está clara: hay que poner orden. Y para ayudarnos en esto tenemos las herramientas de gestión de proyectos. Y entonces, una nueva pregunta:

¿Por qué son tan útiles las herramientas de gestión de proyectos?

Sean programas o aplicaciones, estas herramientas nos pueden facilitar mucho la vida. Aumento de productividad, rentabilidad, ahorro de tiempo, mejor coordinación, ventajas para tomar decisiones al tener toda la información en un único lugar….

Pero hay más cosillas, según trabajes con otras personas o en solitario:

Si trabajas en equipo

• Mejora la comunicación y colaboración entre las personas que lo forman. Tanto para pasar información como para detectar problemas y, en definitiva, trabajar con más coordinación. Evita muchos emails.
• Ofrece la opción de compartir archivos de forma centralizada.
• Es una forma clara y transparente de llevar un control de costes y un control de riesgos.
• Proporciona una visión amplia del proyecto y siempre actualizada.
• Permite generar informes muy completos para el cliente.
• Sirve para entender mejor la capacidad de cada persona del equipo y así controlar plazos y reubicar tareas de ser necesario.

Si trabajas en solitario

• Pueden ser muy útiles para que el cliente/a haga seguimiento del proceso. Es vital para transmitir transparencia.
• Te ayudan a reajustar los tiempos designados a cada tarea, en caso de necesidad. Así no te irás de presupuesto.
• Sirven para coordinar otras tareas que tengas tercerizadas con otros/as profesionales colaboradores.
• Podrás tener siempre una visión de conjunto de los proyectos que tienes entre manos. Y sabrás en todo momento si puedes aceptar o no un nuevo proyecto.
• Planificarás de forma más eficiente tu trabajo.
• Aprenderás observando cómo han sido experiencias anteriores: afinarás cada vez más en tus presupuestos.

¿Qué hay que tener en cuenta para elegir una?

Para mí estas cosas son mínimas, al margen de las funcionalidades. La gratuidad o los planes asequibles también pesan, claro, que no estamos para tirar:

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• Sincronización: tiene que estar todo actualizado al minuto. Olvidarse del control de versiones es una gozada, y con apps y herramientas on line es lo más frecuente, pero… siempre hay excepciones.
• Multiplataforma: si no puedo tener el gestor de proyectos en mi móvil, no es mi revolución.
• All in one: documentación, informes… todo en un mismo sitio, por favor.
• Visuales: porque un diagrama de Gantt bonito entra mejor.
• Integraciones: si para un proyecto te integras en un equipo que usa Slack, Asana, Basecamp… Mejor que tu aplicación permita integrar estas herramientas. Te ahorrarás dolores de cabeza y descoloques.

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La elección de una herramienta de gestión de proyectos dependerá de tu sector y del tipo de tareas que lleves a cabo.  En mi caso, lo más relevante es el control de tiempos y los informes mensuales que puedo extraer con mi desempeño. Es la mejor manera de hacer esa especie de tetris en el que las personas freelances tenemos que encajar nuestros proyectos.

Pero una cosa que quede clara: no es lo mismo la gestión de tareas que la gestión de proyectos. Evernote o Trello (que no ofrece gráficos Gantt) no son Basecamp o Harvest, vaya. Pero sí se pueden complementar, aunque si encontramos un gestor de proyectos que cubra todas nuestras necesidades, nos ahorraremos aplicaciones.

¿Y tú qué usas, María?

Ah, me alegro de que me hagas esa pregunta, querida. Pues precisamente Harvest me va rebién, es fácil de gestionar, visual y ágil. El plan Solo (para una única persona, proyectos ilimitados) es el que más se ajusta a mis necesidades hoy por hoy. Lo recomiendo bastante para controlar que no le dedicáis demasiado tiempo a un proyecto, y si es así saber reubicar el resto para no perder dinero.

Listas de las mejores herramientas de gestión de proyectos hay a cientos, o sea que paso de hacer una aquí. Más que nada porque solo he usado dos, y hablar por hablar, pues tampoco es plan.

Una cosa os diré para acabar huid: de las personas que únicamente usan agendas o cuadernos, y no me refiero a clientes. Todo bien con la afición al papel, pero con tanta herramienta útil confiar solo en lo analógico es un sinsentido. Y, ojo, muchas veces una muestra de tremenda resistencia al cambio y de desconfianza. ¡Malditos luditas!